Юридическая фирма "ANK"

Относительно сроков хранения документации предприятия

Наверняка вы неоднократно сталкивались с тем, что на Вашем предприятии проводились разного рода документальные проверки, и требовались те или иные документы. С вступлением в силу Закона “О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами” срок пересмотра налоговых обязательств в общих случаях уменьшился до 3 лет, поэтому возросло значение своевременных и правильных налоговых проверок, а также правильного хранения и правильного уничтожения первичных документов. Мы бы хотели Вам напомнить основные рекомендации по работе с документами на предприятиях.

Вопросы оформления и хранения документации предприятия, в том числе так называемых “первичных” документов, на которых строится бухгалтерский и налоговый учет предприятия, регламентируется Законом “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”, Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом МФУ от 24.05.95г. №88, Постановлением КМУ от 17 октября 1997 г. № 1153 “Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти”, а также весьма объемным документом - Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. №41. Ввиду того, что разные документы имеют разный срок хранения, от буквально одного месяца до десятков лет, охватить их в одной консультации не представляется возможным. Однако некоторые общие рекомендации мы предоставить можем.

Согласно пункту 6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив предприятия. До передачи в архив предприятия они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Порядок хранения первичных и исходящих документов на машиносчитываемых носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники. Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива предприятия.

На предприятии должна быть разработана номенклатура дел с указанием сроков хранения в соответствии с действующим законодательством. Для отбора документов на хранение, к уничтожению - создается постоянно действующая экспертная комиссия. Председателем этой комиссии должен быть один из заместителей директора или главный бухгалтер. В состав комиссии входят работники предприятия, хорошо знающие состав документации. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное за архив или за текущее хранение документов, а также работник государственного архива. Комиссия также рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, описи на дела временного хранения и по личному составу.

Сроки хранения документов на предприятии определены в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. №41 (далее по тексту “Перечень”), с изменениями и дополнениями. Перечень является основным документом, как по определению сроков хранения, так и по отбору для включения в состав Национального архивного фонда Украины (НАФУ) или для их уничтожения. Перечень подлежит использованию всеми учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности. Хотим обратить Ваше внимание на то, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, который идет за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года (п. 2.9 Перечня). Сроки хранения документов, определенные Перечнем, нельзя сокращать.

В случае утери, уничтожения или порчи первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Если пропавшие документы относились к подтверждающим документам валовых расходов, такие документы следует немедленно восстановить. Законом “О налогообложении прибыли предприятий” (пп. 5.3.9 ст.5) установлено, что в состав валовых расходов не включаются любые затраты, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и иными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета.

Уничтожению подлежат документы временного (не постоянного) хранения, не имеющие научной и практической ценности. Уничтожение документов временного хранения производится на основании актов, которые должны согласовываться с экспертно-проверяющей комиссией соответствующих архивных учреждений (п.3.5 Перечня).

В г. Одессе действует сеть архивных учреждений, которые выполняют на договорных условиях работы и услуги для предприятий:

- архивные подразделения при райадминистрациях;

- Одесский городской архив, ул. Греческая, 35, тел. 22 18 94;

- Государственный архив Одесской области, ул. Жуковского,18,

тел. 25 12 19.

Перечнем установлено, что уничтожение документов без предварительного утверждения описи дел постоянного хранения, а также нарушения установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным, и влечет за собой ответственность согласно действующему законодательству.

Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторсырья. Передача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. (П. 3.7 Перечня). Хотим отметить, что за непередачу отобранных к уничтожению документов в организации, занимающиеся заготовкой вторсырья, финансовые санкции вышеуказанным Перечнем не предусмотрены, а Госкомархив комментирует, что их можно сжигать, делая соответствующую отметку в акте.

Обращаем Ваше внимание на то, что многие бухгалтерские документы подлежат уничтожению (передаче в НАФУ) с учетом сроков хранения при условии завершения проверки их государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел – хранятся до принятия окончательного решения. К таким документам относятся документы, указанные в статьях Перечня: 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425. Приводим основные из них, как на наш взгляд, касающиеся деятельности предприятий, независимо от формы собственности:

Номер статьи	Вид документов	Срок хранения документов		Примечание
Номер статьи	Вид документов	В учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы	В учреждениях, организациях, на предприятиях документы которых НЕ поступают в госархивы	Примечание
1	2	3	4	5
321	Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)	3г.	3г.
322	Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости	3г.	3г.
325	Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладных, квитанций, чековых книг	3г.	3г.
326	Реестры счетов к оплате	3г.	3г.
330	Документы (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сверочные ведомости) об инвентаризации	3г.	3г.
342	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, налоговых и других проверок; документы (справки, докладные записки) к ним	5 лет	5 лет
345	Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие)	3г.	3г.
800	Акты проверок состояния работы предприятий общественного питания	3г.	3г.
1111	Акты приема товаров и материалов, поступивших на склад	3г.	3г.
1112	Карточки, амбарные книги , описи, приходные и расходные накладные, ордера по учету прихода, расхода, наличия, остатка товаров и материалов на складах и базах	3г.	3г.
1118	Документы (распоряжения, счета, наряды, требования, накладные, карточки) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции	3г.	3г.
1197	Путевые листы и наряды на машины	3г.	3г.
1199	Журналы, книги учета путевых листов	3г.	3г.
1204	Заправочные лимиты и оперативные отчеты по экономии бензина	1г.	1г.
1208	Заправочные листы	1г.	1г.

Хотим обратить Ваше внимание на сроки хранения документов по личному составу. К ним относятся приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и др. Эти документы имеют длительные сроки хранения, так как являются основанием для выдачи справок о трудовом стаже, заработной плате и др. Они хранятся на предприятии 75 лет. Срок хранения документов по личному составу равен разнице между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела. Другими словами, к примеру, лицевой счет работника, открытый ему в возрасте 20 лет, хранится 55 лет (75-20). Следовательно, ежегодно из мест хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет (п. 2.9 Перечня).

Кроме этого хотим обратить внимание на приведенные в Перечне сроки хранения некоторых документов: “Пока существует необходимость”. Это означает, что документ имеет продолжительное практическое значение. Срок хранения в таком случае определяется самим предприятием. К таким документам в частности относятся:

Номер статьи	Вид документов	Срок хранения документов		Примечание
Номер статьи	Вид документов	В учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы	В учреждениях, организациях, на предприятиях документы которых НЕ поступают в госархивы	Примечание
331	Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособия, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость
332	Исполнительные листы	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость
333	Договоры-обязательства по товарам, полученным в кредит, переписка по оформлению договоров-обязательств	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость
334	Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков в связи с обучением, получением льгот по налогам и др.	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость
335	Документы (справки, акты, обязательства, переписка) относительно дебиторской задолженности, растрат, недостач, хищений.	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость
348	Образцы подписей (материально ответственных лиц)	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость
1020	Журналы регистрации соглашений, договоров, контрактов ВЭД	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость
1075	Журналы учета заказов поставок экспортного оборудования и материалов	Пока существует необходимость	Пока существует необходимость

Из-за большого количества наименований (2293) документов нами не приводится весь список документов, указанный в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. №41.

*****